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Vorteile der digitalen Belegbuchung für Steuerberater

Die Arbeitsprozesse in einer Steuerkanzlei sind vielfältig und häufig papiergebunden: Mandantenakten mit den unterschiedlichsten Originalbelegen und eine Vielzahl weiterer Dokumente fallen zum Teil täglich an.

Meist werden diese Belege nach dem Erhalt vorsortiert, später erfolgen eventuelle Bearbeitungen / Prüfungen und die Belege werden schließlich verbucht. Die Buchhaltung immer auf dem neuesten Stand zu halten und zu einem späteren Zeitpunkt wieder genau die richtigen Dokumente parat zu haben ist essentiell. Aber es erfordert nicht nur sehr viel Zeit, sondern auch Raum.

Die Lösung, die all diese Arbeiten erheblich erleichtert oder sogar überflüssig macht, heißt digitale Belegbuchung. Anstelle von Papierbelegen werden für die Buchhaltung digitale Dokumente im Belegaustausch zwischen den Mandanten und Ihrer Steuerberaterkanzlei genutzt, die anschließend in Ihrem Dokumenten-Management-System langzeitarchiviert werden.

Möglich gemacht wird dies zum Beispiel durch unsere ELO/DATEV-REWE Schnittstelle. Die beiden Programme greifen ineinander und sorgen nicht nur für eine tagesaktuelle Buchführung, sondern auch für revisionssichere Archivierung ohne sperrige Aktenschränke.

Den Posteingang ohne Vorsortieren einfach einscannen

Die tägliche Post wird ohne lästiges Vorsortieren eingescannt, anschließend (tlw.) automatisch verbucht und in Ihrem ELO-Archiv gespeichert. Zur Verschlagwortung der Dokumente nutzt das System hier unter anderem Informationen der Finanzbuchhaltung wie z.B. Personenkonten, Sachkonten oder Kostenstellen.

Eingangsrechnungen, die vor der Buchung einer Freigabe bedürfen, werden digital an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet. Die Belege können so zeitnah archiviert werden und stehen schnell allen berechtigten Personen an den Bildschirmarbeitsplätzen zur Verfügung.

Zur besseren Nachvollziehbarkeit wird beim Buchen eine dauerhafte Verknüpfung zwischen Buchungssatz und Belegbild erstellt. Mit Hilfe einer integrierten Suchfunktion kann jedes Dokument zu einem beliebigen Zeitpunkt wieder aufgerufen werden. Dies führt zu einem wesentlich geringeren Recherche- und Verwaltungsaufwand.

Keine redundante Datenerfassung mehr

Mehrfache Datenerfassung gehört der Vergangenheit an – alle Dokumente sind sicher und gesetzeskonform im ELO-Archiv gespeichert, von wo aus man sie bei Bedarf immer wieder aufrufen, versenden und ausdrucken kann.

Die räumliche Entfernung spielt nun für ein Buchführungsmandat keine ausschlaggebende Rolle mehr und Steuerkanzleien erhalten zusätzliche Möglichkeiten, sich außerhalb des regionalen Wettbewerbs zu präsentieren.

Der Steuerberater kann die Zeitersparnis nutzen, um sich intensiver mit seinem Mandanten auseinanderzusetzen und bei Bedarf weitere Angebote wie Zahlungsverkehr oder Mahnwesen in sein Leistungsspektrum aufnehmen.

Wettbewerbsvorteile für Steuerberater

Für Sie als Steuerberater ergeben sich ganz neue Möglichkeiten in der Zusammenarbeit mit den Mandanten. Eine komplexer werdende Buchhaltung zieht nicht mehr automatisch den Verlust des FiBu- Auftrages nach sich. Stattdessen können Sie Ihren Mandanten mit guten Konzepten entgegen kommen und z. B. eine tagesaktuelle oder wochenaktuelle Finanzbuchhaltung anbieten.

Der Aufwand reduziert sich auf beiden Seiten und beide haben einen Nutzen davon: Der Mandant muss auf seine Belege nicht mehr verzichten, spart das Transportieren der Belege und bekommt aktuelle Auswertungen. Sie können Ihre Ressourcen besser verwalten und haben ebenfalls jederzeit Zugriff auf sämtliche Belege. Zusätzlich erhöht sich die Mandantenbindung.

Zusätzliche Vorteile für Ihre Mandanten

Die ELO/DATEV-REWE-Lösung gestattet eine neue Art der Buchführung. Ökonomischere Raum- wie Zeitnutzung stellen wohl für jede Steuerkanzlei einen Anreiz dar.

Der digitale Buchungsprozess bringt außerdem erhebliche Erleichterungen für den Mandanten mit sich: Anstatt die Dokumente aufwändig für einen Pendelordner zu sortieren, sendet der Mandant die Unterlagen einfach per eMail bzw. Scanner an die Steuerkanzlei. Die Originalbelege verbleiben grundsätzlich beim Mandanten.

Zeitnahe Belegprüfung und Auswertung verleihen der Buchführung des Mandanten eine höhere Aussagekraft und ersparen ihm Aufwand bei Betriebsprüfungen oder Jahresabschlüssen. Ein automatisiertes professionelles Mahnwesen hilft ihm zusätzlich, Forderungsausfälle zu vermeiden. Wirtschaftlich betrachtet kann also auch der Mandant durch digitale Buchführung Zeit und Geld sparen.

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