Lösungen für Eingangsrechnungen

Die effektive und gesetzeskonforme Archivierung von Eingangsrechnungen stellt in vielen Unternehmen ein Problem dar. Die Eingangsrechnungen müssen mehrere Prozesse durchlaufen bis sie von allen zuständigen Abteilungen gesichtet und bearbeitet wurden. Rückfragen, Abwesenheit von Mitarbeitern oder Verlust einer Eingangsrechnung verzögern den Gesamtprozess.

Ein schneller und nachvollziehbarer Dokumentenfluss auf konventionellen Wegen ist kaum möglich. Hinzu kommt, dass die Eingangsrechnungen in mehreren Abteilung aufbewahrt werden müssen um schnellen Zugriff auf diese Dokumente zu gewähren. Die redundante Daten-/Dokumentenhaltung ist unvermeidbar.

Prozessoptimierung

Unsere Lösung zur Eingangsrechnungsarchivierung berücksichtigt alle Schwachstellen im Gesamtprozess und unterstützt die effektive Rechnungsbearbeitung sowie Rechnungsfreigabe und die Ablage dieser Belege. Sowohl das frühe Scannen als auch das späte Scannen kann mit unserer Lösung umgesetzt werden.

Dezentraler Rechnungseingang und Rechnungsbearbeitung können wunschgemäß im Workflow eingestellt werden. Jeder Schritt, jeder Arbeitsvorgang, jede Freigabe werden dokumentiert und mit dem Vorgang gesammelt gespeichert, so dass der ursprüngliche Gesamtprozess jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Automatische Ablage

Durch die Schnittstelle zu Ihrem Rechnungseingangsbuch oder Ihrer Kreditorenbuchhaltung werden die Eingangsrechnungen automatisch dem Buchungssatz, dem Kreditor oder der Kostenstelle zugeordnet und abgelegt.

Sowohl die Recherche aus Ihren Systemen als auch die Recherche über das Archivsystem werden dabei nach unterschiedlichsten Verschlagwortungen unterstützt. 

Unabhängig von Vor-Systemen gestaltet sich die Archivierung von Eingangsrechnungen problemlos: Eine spätere Zuordnung der archivierten Eingangsrechnung zu Ihrer Kreditorenbuchhaltung ist optional und jederzeit möglich.

Archivierung von weiteren Lieferantenbelegen

Das Programm unterstützt außerdem die Ablage von anderen Lieferantenbelegen wie Angeboten, Lieferscheinen, Gutschriften oder Mahnungen.

Dabei kann ein Vorgang von der Lieferantenanfrage bis hin zur Gutschrift übersichtlich dargestellt werden. Die Gesamthistorie des Vorgangs geht nicht verloren.

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