Die Lösung für schnelle Formularverarbeitung

Erhöhen Sie Ihre Effizienz mit maximaler Produktivität und einem Minimum an Arbeit

 

Formulare sind heute nach wie vor ein großer Bestandteil in der Geschäftswelt. Täglich erreichen Unternehmen Formulare unterschiedlichster Arten wie Aufträge, Anfragen, Verträge, uvm. Diese kommen im Unternehmen per Post, Fax oder Internet in verschiedenartiger Qualität und mit individuellen Feldinformationen an. Es spielt keine Rolle, ob die Informationen handgeschrieben oder gedruckt sind; die manuellen Arbeitsschritte wie das Vorsortieren von Papierstapeln oder die Dateneingabe per Hand sind in der Regel sehr zeitintensiv und fehleranfällig.

Die Lösung um diesen wiederkehrenden Aufwand effektiv und qualitätsgesichert zu gestalten liegt in einem Tool, dem ELO DocXtractor II Form. Damit kann eine große Menge an Daten in kürzerer Zeit und in besserer Qualität elektronisch erfasst und weiter verarbeitet werden. Durch das einfache Einrichten von Formularen und die einzigartige Anwenderfreundlichkeit ermöglicht dieses flexibel konfigurierbare Modul die Fokussierung auf die eigentlichen und gewinnbringenden Aufgaben Ihres Unternehmens. Die extrahierten Informationen werden elektronisch Ihren nachfolgenden Systemen und ELO zur Verfügung gestellt.

Die Klassifizierung der Dokumente kann in ELO DocXtractor II Form auf Basis des Layouts sowie auf Basis einfacher inhaltlicher Verfahren erfolgen. Bei der layoutbezogenen Klassifizierung wird ein Dokument aufgrund seiner Form und Gestalt analysiert. Die inhaltsbezogene Methode interpretiert den gesamten Inhalt des Dokuments bzw. Teile des Inhalts.

 

Mögliche Form-Klassifikationen:

  • Klassifizierung aufgrund des Layouts
  • Klassifizierung aufgrund von Suchmustern (Text an eine bestimmte Position)
  • Klassifizierung anhand von Barcodes
  • Klassifizierung anhand der Seitengröße

 

Bei der layoutbasierten Klassifizierung benötigt der ELO DocXtractor II Form zum Training lediglich ein Beispieldokument, um alle erforderlichen Merkmale zu analysieren. Dokumente mit einem nahezu identischen Layout werden daraufhin automatisch erkannt. Durch die Angabe eines Suchmusters, sprich einer bestimmten Position im Text, kann eine 100% Klassifikation sichergestellt werden.

Beim Scanvorgang der Belege, können sich bei der Erkennung trotzdem noch Fehler ergeben. Als Beispiel dient die Erkennung der Buchstaben i, I, 1 und l (kleines i, großes i, Zahl eins, kleines L). Es empfiehlt sich daher nach der Erkennung eine Verifikation der ausgelesenen Daten mit vorhandenen Daten aus einer Datenbank. Durch diesen Abgleich kann die Fehlerquote deutlich reduziert, die Qualität der ausgelesenen Daten erhöht und damit auch der Nachbearbeitungsaufwand drastisch reduziert werden.

 

 

Hat dieser Lösungsansatz Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns Sie beraten zu dürfen…