Durchgängig automatisierter Wertschöpfungsprozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Bezahlung

„Enterprise Purchase to Pay“ (P2P) bezeichnet den durchgängig automatisierten Prozess von der Bestellung bis hin zur Bezahlung. Die ELO Enterprise-Content Managementsysteme (ECM) sind auf die Verwaltung und Kontrolle von Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus ausgerichtet. Die ELO ECM-Suite bietet daher im Standard alle Funktionalitäten an, die es für einen nahtlosen Prozess bei der internen Bedarfsanforderung braucht. Ausgefeilte Zusatzmodule vereinfachen die Optimierung und Beschleunigung Ihrer Geschäftsvorgänge. Die Folge: nahtlose, elektronische Finanzprozesse, die frei von Medienbrüchen sind. Mit der ELO P2P Lösung können Sie Ihre Kosten senken und Ihre Unternehmensprozesse erheblich verschlanken.

Geschäftsprozesse wie z.B. der interne oder externe Bestellvorgang sind heute in Unternehmen weitgehend digitalisiert. Ein Maximum an Effizienzsteigerung in der Verwaltung wird allerdings nur erreicht, wenn die gesamten Prozesse verzahnt und Medienbrüche ausgeschlossen sind. Die ELO ECM-Suite sorgt dafür, dass Ihre Unternehmensprozesse nahtlos ineinander greifen. Am Beispiel einer internen Notebook Bestellung wird der optimale Prozessablauf anschaulich dargestellt.

Effiziente Verbindung zum ERP-System

Als zentrales Steuerungswerkzeug ist die ELO ECM-Suite mit allen wichtigen Geschäftsapplikationen verbunden und ermöglicht den flexiblen Austausch von Informationen in beide Richtungen. Die nahtlose Verzahnung des ELO Archivs mit dem jeweiligen ERP- oder Buchhaltungssystem ist dadurch gewährleistet und bietet dem Anwender eine Menge nützlicher und vor allem automatisierter Funktionalitäten.

Bedarfsanforderung

Innerhalb eines Unternehmens stellt ein Mitarbeiter fest, dass er weitere Notebooks für seine Abteilung benötigt. Er füllt das bereits hinterlegte Formular für die Bedarfsanforderung aus und je nach Höhe des Rechnungsbetrages für die Bestellung startet der Mitarbeiter einen Freigabe-Workflow in ELO. Zeitgleich ist das Formular bereits im ELO automatisch an die dafür vorhergesehene Stelle im Archiv abgelegt worden. Die Workflowkomponente in ELO ist im Standard enthalten und ermöglicht eine Beschleunigung und exakte Steuerung der Transport-, Prüfungs- und Freigabeprozesse.

ELO ECM Suite 2011 Bedarfsanforderung

Freigabe

ELO iPhone App

Der Vorgesetzte erhält jetzt eine Benachrichtigung zur Bearbeitung des Workflows. Völlig standortunabhängig kann ihn diese Benachrichtigung dank ELOmobil über das E-Mailprogramm auf seinem Notebook, oder Business-Smartphone erreichen oder er hat über das ELO Internet Gateway weltweiten Zugriff auf seine Daten. Je nach Unternehmensaufstellungen sind mit ELO alle erdenklichen Szenarien umsetzbar. Hat der Vorgesetzte bezüglich der Anfrage Rückfragen an seinen Kollegen kann er den Workflowknoten dynamisch beeinflussen, bevor er ihn endgültig bearbeitet. Sobald ein Worklfow gestartet ist, sieht der berechtigte Mitarbeiter, über das Workflowmonitoring jederzeit und übersichtlich den aktuellen Bearbeitungsstand des Workflows. Innerhalb der internen Freigabeprozesse ist es zudem möglich, die elektronische Signatur mit einzubetten. Dies ist mit der im Standard integrierten ELO Signatur gewährleistet

Gut zu wissen:

Der gesamte interne und externe Bestellprozess kann über den ELO Workflow gesteuert und kontrolliert werden. Anforderung, Freigaben, Zeichnungsgrenzen sowie automatisierte Übergaben des Auftrages mit Bestellpositionenwerden an das ERP-System übergeben. Das gilt ebenfalls für den automatisierten Versand einer elektronisch signierten Bestellung. Medienbrüche sind hierbei ausgeschlossen.

Bestellung

Nachdem die Freigabe für die Notebookbestellung erteilt wurde, steuert der ELO Workflow die Bedarfsanforderung zur Einkaufsabteilung. Der zuständige Mitarbeiter im Einkauf hat jetzt die Möglichkeit direkt beim Lieferanten die Bestellung auszuführen. Das standardisierte Formular ruft der Mitarbeiter im ERP-System auf und füllt es dementsprechend aus.
Durch die Verbindung werden die Informationen automatisch von ELO ans ERP und umgekehrt ausgetauscht. Die Bestellung wird daraufhin, je nach Kostenstelle/oder Träger, archiviert. Im Archiv können Dokumente untereinander verlinkt werden. Alle Dokumente innerhalb eines Prozesses sind so transparent auf einen Blick nachvollziehbar. Der gesamte Prozess von der Bedarfsanforderung, der Freigabe bis hin zur Bestellung durch den Einkauf wird mit ELO in jeder erdenklichen Komplexität abgebildet.

Wareneingang

Für den nahtlosen elektronischen Rechnungsprozess ist die automatisierte Erfassung des Posteingangs wesentlich. Diese Aufgabe übernimmt innerhalb der ELO ECM-Suite das Klassifizierungsmodul ELO DocXtractor. Der DocXtractor dient der Erfassung und automatisierten Verarbeitung des Wareneingangs, insbesondere der Eingangsrechnungen. In- und ausländische Belege in verschiedenen Sprachen werden homogen verarbeitet. Im Fall der Notebookbestellung werden die Warenlieferscheine, wie später auch die Rechnung, eingescannt. Alle Positionen erfasst der ELO DocXtractor automatisch und übergibt es den jeweiligen Workflowknoten oder Bearbeitern. Sollten sich bei der Lieferung Änderungen ergeben, sind zum Beispiel statt 10 nur 5 Notebooks geliefert worden, erfasst der Mitarbeiter am Wareneingang die Info direkt über die ergonomische ELO Oberfläche. Die Daten werden im ERP-System automatisch abgeglichen und aktualisiert. Damit steht ein aktueller Waren- und Teillieferungsbestand im ERP-System für spätere Prüfungen zur Verfügung.

ELO Workflow

Gut zu wissen:

Allein bei der Verarbeitung von 50 Rechnungen pro Tag spart der Einsatz des ELO DocXtractor, im Vergleich zur manuellen Bearbeitung, gut 60-70% an Zeit. Bei einer durchschnittlichen manuellen Verarbeitungszeit einer Eingangsrechnung von 15 Minuten entspricht das ca. 200 Plusstunden im Monat für das Unternehmen.

Ebenso verhält es sich bei den Rechnungen. Innerhalb des Klassifizierungsprozesses, direkt nach dem Einscannen, wird das Dokument vom ELO DocXtractor analysiert.

Die Vorteile:

  • Durch das frühe Einscannen der Belege wird den „Compliances“, den Anforderungen der in- und ausländischen Finanz- und Kontrollbehörden entsprochen.
  • Unternehmen sparen Archivplatz, da Belege bei einem dokumentierten System entsorgt werden können. Die physikalische Aufbewahrung entfällt.

Alle Rechnungseingänge, z.B. auch über einen E-Mail- Server, werden in die automatisierte Erfassung und Prüfungsroutine des ELO DocXtractor II überführt. Das Vorhandensein aller Pflichtangaben nach §14 UStG (betrifft u.a. Steuer und Vorsteuer bei der Ausstellung von Rechnungen), die mathematische Richtigkeit sowie das Auslesen aller relevanten Informationen ist dadurch gewährleistet. Sind die Daten, in unserem Fall die Rechnung, für die Notebooks durch den DocXtractor klassifiziert, werden Sie an das ERP-System übergeben. Der aktuelle Bestell- und Wareneingang wird gegen die Rechnung geprüft und bei Übereinstimmung für den Buchhaltungsexport gekennzeichnet. In diesem Fall erkennt das System durch den bereits erfassten Warenlieferschein, dass die Geräte zumindest teilweise im Unternehmen angekommen sind und die Rechnung dementsprechend beglichen werden kann. Sollten sich hierbei Abweichungen ergeben, die das System nicht selbstständig behandeln darf, wird die Rechnung zum Nachbearbeiten vorgelegt und dann automatisch in einen dafür definierten ELO Prüfungsworkflow überführt.

Die sichere Buchung:

Durch den automatisierten Abgleich der Rechnung mit der Bestellung/dem Wareneingang können Differenzen und Unklarheiten erkannt und dem zuständigen Mitarbeiter weitergeben werden. Dieser kann von seinem Standort aus, den Status bearbeiten und das Dokument freigeben.

Volle Kontrolle und Übersicht

Ab diesem Punkt, kurze Zeit nach dem Eingang der Rechnung ins Unternehmen wird über das webbasierte DocXtractor II Rechnungseingangsbuch, eine schnelle Zahlungszielübersicht für jeden beliebigen Zeitpunkt erzeugt. Der Mitarbeiter sieht die Übersicht bereits vor der Verbuchung der Rechnungen. Der Liquiditätsbedarf für die kommenden Zahlungstermine wird so früh erkannt und eine zeitnahe Planung ist möglich.

Rechnungseingang, auch mit qualifizierter elektronischer Signatur

Erhält der Mitarbeiter eine elektronisch signierte Rechnung, überprüft ELO über die verbundene Signaturlösung das Vorhandensein einer qualifizierten elektronischen Signatur und deren Gültigkeit. Diese vom UStG (Umsatzsteuergesetz) vorgeschriebene Kontrolle wird in ELO per Mausklick ausgeführt und entlastet den Anwender dadurch von zeitaufwendigen Einzelprüfungen.

Gut zu wissen:

Das Finanzamt akzeptiert den Vorsteuerabzug bei Online-Rechnungen nur dann, wenn sie mit einer elektronischen Signatur versehen sind. Daher wird die einfache Handhabung mit der elektronischen Signatur bei ELO groß geschrieben. Die Rechnungen inklusive Signaturzertifikat werden rechtskonform in ELO archiviert.

Stellvertreterregelungen

Abhängig von den internen Prozessen wird die Rechnung, mit allen dazugehörigen Belegen, zur Freigabe den jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen zugeführt. Hier können je nach Berechtigung z.B. Aufteilungen, Kürzungen oder andere Änderung vorgenommen werden. Der Mitarbeiter hat sein Notebook erhalten und dies über ein Formular quittiert, kurz darauf erhält er den Workflow für die Rechnungsfreigabe. Die Einhaltung und Überwachung der Skontofrist steht dabei im Vordergrund. Sollte es zu Terminüberschreitungen in der Prüfung, z.B. durch Krankheit des Mitarbeiters kommen, wird automatisch der Stellvertreter oder Vorgesetzte informiert, bzw. kann der Vorgang direkt zu ihm in seinen Aufgaben- oder Mail-Client weitergeleitet werden. Das Unternehmen spart dadurch Verzugszinsen und stellt Skonto sicher.

Mit System archiviert

Alle Dokumente innerhalb des Finanzprozesses werden automatisch, über die Verzahnung mit dem ERP-System, im ELO Archiv verschlagwortet und je nach Unternehmensanforderung abgelegt: z.B. nach Lieferant, Jahr oder Bestellung. Die Informationen für die Verschlagwortung übernimmt ELO aus dem ERP-System direkt bei der Archivierung. Die Verlinkung von Dokumenten im Archiv ist ebenfalls
gegeben. Individuelle Sichten von Einkauf und Buchhaltung sind auf Mausklick einstellbar. Damit wird ein qualitätsgesicherter Datensatz zur Buchhaltung oder auf Wunsch auch direkt in das Zahlungssystem (z.B. Infor, SAP, OF, Baan, NAV, AX) übergeben. Der Status der Bestellung bis hin zur Bezahlung ist von jedem berechtigtem Mitarbeiter, zu jedem Zeitpunkt, schnell und transparent einsehbar.

Flexible und schnelle Suche

Ein weiterer komfortabler Vorteil ist die applikationsübergreifende Suche. Der Anwender recherchiert aus ELO heraus im jeweiligen ERP-System oder innerhalb des ERP-Systems nach Dokumenten in ELO.

Setzen Sie auf die Komplettlösung

Mit der ELO ECM Lösung erhält ihr Unternehmen eine leistungsstarke IT-Plattform. Der ELO DocXtractor ermöglicht den Ausbau zu einem ganzheitlichen Dokumenten- Klassifizierungssystem. Damit können Verträge, Formulare und allgemeine Eingangspost extrahiert, bearbeitet sowie verteilt werden. Es lassen sich zudem
auf einfachste Weise alle Geschäftsapplikationen zu einer einheitlichen IT-Lösung verbinden. Setzen Sie mit ELO auf eine ganzheitliche Lösung mit durchgängig effizienten Geschäftsprozessen. Dadurch schöpfen Sie alle Optimierungspotentiale Ihres Unternehmens aus, und setzen sie erfolgreich um.

Das Potenzial:

  • Nahtlose Verzahnung mit dem ERP-System
  • Voll automatisierter Abgleich der Eingangsrechnung und Lieferscheine mit Bestellungen oder Verträgen
  • Bis zu 70% Zeitersparnis bei der Verarbeitung von Rechnungen
  • Geldeinsparungen durch ausgeschöpfte Skonti und verhinderte Verzugszinsen
  • Rechtskonforme Archivierung inklusive elektronischer Signatur
  • Einsparungen bei Archivräumen
  • Komplexe Geschäftsprozess ohne Medienbrüche
  • Steuerung der Arbeitsprozess mit dem ELO-Workflow
  • Vorgangsbezogene Such- und Filteranfragen an das ELO Archivsystems direkt aus dem ERP-System heraus