Dokumenten-Management-System - der Ausweg aus der Chaosablage...

Jeden Tag erhalten mehrere Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen diverse Briefe, Faxe, E-Mails und andere Dokumente. All diese Schriftstücke ganzheitlich und geordnet in Aktenordnern, auf dem PC oder dem eMail-Server abzulegen, ist schier unmöglich.

Die Informationen sind nicht nur wertvoll und wichtig für den Erfolg Ihres Unternehmens, sondern oftmals auch steuer- oder handelsrechtlich relevant. Leider setzt sich trotzdem allzu oft das System der Chaosablage durch und darunter leiden sowohl die Transparenz als auch die generelle Arbeitsgeschwindigkeit.

Wer auf der Suche nach Informationen ist, muss mühselig Aktenordner wälzen. Oft weiß man nicht, wer das gesuchte Dokument abgelegt hat und wo. Oder die Tatsache, dass bestimmte Informationen in Ihrem Unternehmen überhaupt vorhanden sind, ist nicht bekannt.
Das Ergebnis: Der stetig wachsenden Informationsmenge zum Trotz sind die Mitarbeiter immer schlechter informiert.

Die Anforderungen steigen

Die steigende Komplexität von Aufgaben und ein erhöhter Druck durch den internationalen Wettbewerb lässt den Unternehmen immer weniger Zeit für die Bewältigung der täglich anfallenden Prozesse.

Werden jedoch alle Informationen unternehmensweit zur Verfügung gestellt, steigt nicht nur der Informationsstand und die Leistungsfähigkeit, sondern speziell die Auskunftsbereitschaft der Mitarbeiter. Dies hilft dabei, alltägliche Arbeitsabläufe erheblich zu optimieren.

Durch technologisch neue Lösungsansätze wie die intelligente Informationsverarbeitung auf Basis neuronaler Netze und intelligenter Suchdatenbanken ist ein Dokumenten-Management-System die ideale Wissensplattform für jede Unternehmensgröße.

Bündeln Sie Ihr Wissen!

Durch den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems erhalten Sie die Möglichkeit, das vorhandene Wissen in Ihrem Unternehmen bündeln, verwalten und in Sekundenschnelle von jedem Bildschirmarbeitsplatz aus darauf zugreifen zu können.

Das bekannte Ablageprinzip von Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register wird auch in den DMS-Produkten der ELO Digital Office GmbH verwendet und mit zukunftsweisenden Technologien hinterlegt.

Sicherheit für sensible Daten

Im DMS sind Ihre Unternehmensdaten sicher verwahrt. Durch moderne Techniken wie die 128-bit-Verschlüsselung und individuell einstellbare Zugangsberechtigung werden Dokumente oder ganze Archivbereiche vor unbefugtem Zugriff geschützt.

 

Automatisierte Ablage und 100% Wiederauffindbarkeit

Das DMS stellt eine große Hilfe bei der Verwaltung unstrukturierter Datenmengen dar. Durch die vereinfachte, automatisierte Ablage von Belegen jeder Art sparen Ihre Mitarbeiter viel Zeit.

Eingescannte Papierdokumente, eMails und alle übrigen Dokumente werden gesetzteskonform, revisionssicher und stets wiederauffindbar abgelegt. Durch Schnittstellen zu verschiedenen Software-Anwendungen, wie z.B. DATEV-REWE oder Microsoft Dynamics Navision, ergeben sich weitere hohe Synergieeffekte.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Anwender möglich
  • geringer Platzbedarf im Vergleich zum Papier-Archiv
  • kurzfristige elektronische Verfügbarkeit, mobile Anbindung möglich
  • Integration in Groupware und betriebswirtschaftliche Systeme
  • schnelle und komfortable Recherche
  • Automatisierung der Geschäftsprozesse durch Workflow-Management
  • Effizienzsteigerung durch die Automatisierung von Teilschritten
  • erhöhte Auskunftsfähigkeit
  • Arbeitslast wird durch Stellvertreteregelungen besser unter den Mitarbeitern verteilt  
  • hohe Sicherheit im Umgang mit vertraulichen Daten
  • gesetzeskonforme und revisionssichere Langzeitarchivierung

Weitere Informationen zu ELO

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Varianten der ELO-Produktfamilie!

[mehr]