Unternehmenstransparenz und hoher Kundenservice durch nahtlose Bestellvorgänge in ELO

Der durchgängig automatisierte Prozess von der Bestellung bis hin zur digital signierten Rechnung („Order to Invoice“) maximiert ihre Gewinne. Die ELO Enterprise-Content-Managementsysteme (ECM) bieten im Standard alle Funktionalitäten an, die es für einen nahtlosen Prozess bei der externen Kundenbestellung braucht. Intelligente Zusatzmodule vereinfachen die Optimierung und Beschleunigung der Geschäftsvorgänge. Die Folge: nahtlose elektronische Finanzprozesse, die frei von Medienbrüchen sind. Mit der ELO „Order to Invoice“- Lösung senken Sie Ihre Kosten, verschlanken Unternehmensprozesse und erhöhen Ihren Kundenservice.

Innerhalb des externen Bestellvorgangs sind viele Abläufe weitgehend digitalisiert. Zu Medienbrüchen kommt es hauptsächlich bei der Bearbeitung der Bestellungen und deren Verzahnung mit dem gesamten Unternehmensprozess. Ein Maximum an Effizienzsteigerung in der Verwaltung wird allerdings nur erreicht, wenn die gesamten Prozesse optimiert und Medienbrüche ausgeschlossen sind.

Nahtlose Integration

Die ELO ECM-Suite ist eine ideale Plattform, um die unterschiedlichsten Geschäftsanwendungen zu integrieren und eine einheitliche IT-Landschaft zu verwirklichen. Mit Hilfe von Zusatzmodulen lassen sich auf sehr einfache Weise diverse Applikationen (wie z.B. ERP- und Warenwirtschaftssysteme) mit ELO verbinden. Dadurch ist der flexible Datenaustausch zwischen den Anwendungen gegeben. ELO fungiert als zentrale Informationsplattform, in der alle Dokumente zusammenlaufen. So werden bei der Verarbeitung von Eingangsbestellungen Informationen applikationsübergreifend ausgetauscht und recherchiert. Am Beispiel einer externen Bestellung eines Produktes X wird der optimale Prozessablauf anschaulich dargestellt.

Schnelle Bearbeitung des Bestelleingangs

ELO Workflowmonitoring

Ein Produkt wird von drei Kunden auf jeweils unterschiedlichen Wegen bestellt. Einmal per E-Mail, dann per Fax und schließlich per Post. Direkt beim Bestelleingang, nämlich bei der Erfassung bietet ELO mit dem ELO DocXtractorII Order ein leistungsstarkes Werkzeug für die schnelle Bestellabwicklung an. Das ELO System gleicht bei der Erfassung die Daten der Bestellung mit den vorhandenen Daten im jeweiligen ERP oder Warenwirtschaftssystem ab. Je nach Vorfall wird die Bestellung einem vorhandenen Kunden zugeordnet oder ein neuer Kunde wird angelegt. Ist der Kunde bereits im ERP-System erfasst, übernimmt ELO die Verschlagwortungsinformationen daraus automatisch und legt die Bestellung dementsprechend im Archiv ab. Gleichzeitig überführt der ELO DocXtractor Order die Bestellungen an den entsprechenden Sachbearbeiter. Der Bestellungsauftrag liegt daraufhin im ELO Posteingang des Mitarbeiters, bei Bedarf kann das System dem Mitarbeiter auch automatisch eine E-Mail schicken, dass ein Dokumente/bzw. ein Workflow zur Bearbeitung auf ihn wartet.

Gut zu wissen:

Der DocXtractor II Order kann Aufträge aus beliebigen Quellen empfangen und verarbeiten. Seien es Papierdokumente, Faxe oder E-Mails mit Dateianhang. Die Dokumente werden importiert und erkannt. Kundendaten wie Name, Lieferanschrift, Artikel mit Bestellnummer, Preise und Anmerkungen werden ausgelesen.

Bequeme und automatische Abwicklung des Schriftverkehrs

Mit Hilfe des „Office Plug-ins“ wird der nachfolgende Schriftverkehr ganz einfach abgewickelt. Hierfür lassen sich über das Office Plug-in beliebig viele Dokumentenvorlagen hinterlegen.
Vorgangsbezogen kann dann ein Kundenbrief oder Lieferanschreiben erstellt werden. Die Befüllung der Dokumentenvorlage mit den erforderlichen Daten in ELO erfolgt dann automatisch aus dem Warenwirtschaftssystem heraus. Der Mitarbeiter generiert also ganz einfach beim Erhalt des Auftrages z. B. die Bestellbestätigung. Das Schreiben ist bereits komplett personalisiert und kann entweder per EMail oder per Brief an den Kunden geschickt werden. Der Versand der E-Mail oder des Briefes kann natürlich auch hier, je nach Software, vollautomatisiert ohne manuelles Zutun abgewickelt werden. In jedem Fall archiviert ELO die Kundenanschreiben an die richtige Stelle in der Kundenakte inklusive der automatischen Verschlagwortung.

Prozesse durchgängig abgebildet

Nachdem die Bestellung im Unternehmen erfasst wurde und der Kunde seine
Bestellbestätigung erhalten hat, übernimmt der ELO Workflow die Steuerung des weiteren Ablaufs. Der im Standard integrierte ELO Workflow ermöglicht die applikations- und abteilungsübergreifende Abwicklung der weiteren
Unternehmensprozesse und überwacht selbstständig die Einhaltung bestimmter Fristen.
Der Mitarbeiter im Warenlager generiert über das Warenwirtschaftssystem den personalisierten Lieferschein und schickt die Bestellung raus. Je nach Unternehmensprozess kann der Mitarbeiter auch gleich die automatisch erstellte Rechnung abrufen und dem Paket ebenfalls beilegen.
Durch eine Verknüpfung werden die Informationen automatisch von ELO ans ERP und umgekehrt ausgetauscht. Die Bestellung wird daraufhin, je nach Kostenstelle/oder -Träger archiviert. Im Archiv können Dokumente untereinander verlinkt werden, so dass ein Dokument zwar nur einmal abgelegt wird, aber an mehreren Stellen im Archiv sichtbar ist und abgerufen werden kann. Alle Dokumente innerhalb eines Prozesses sind auf diese Weise transparent auf einen Blick nachvollziehbar. Der gesamte Prozess von der Bestellung bis hin zur Bezahlung kann mit ELO in jeder erdenklichen Komplexität abgebildet werden.

Die volle Kontrolle im Finanzprozess

Nach dem Rechnungsversand kontrolliert das ELO System weiterhin den Finanzprozess und registriert einen Zahlungseingang ebenso wie eine Überschreitung der Zahlungsfrist. Im letzteren Fall kann dann automatisch ein Erinnerungsschreiben an den Kunden generiert werden. Wird die Bestellung bezahlt und im ERP verbucht, ist der „Order to Invoice“- Prozess auch im ELO abgeschlossen und wird entsprechend archiviert. Der gesamte Prozess bleibt für das Unternehmen transparent und übersichtlich. Bei Nachfragen seitens des Kunden können die Vorgänge schnell nachvollzogen werden, und eine zeitnahe
Auskunft ist möglich. Darüber hinaus kann das Unternehmen für sich
umfangreiche statistische Auswertungen in Bezug z.B. auf Bestellverhalten, Bestellvolumen etc. durchführen: Wichtige Informationen um vertrieblich und werblich Wettbewerbsvorteile zu sichern. Die Stellvertreterregelung im ELO Workflow sorgt zudem dafür, dass in Krankheitsfällen oder bei sonstiger Abwesenheit, das Dokument an den nächsten zuständigen Mitarbeitern weitergereicht und die Bestellung bearbeitet wird

Gut zu wissen:

Der gesamte interne und externe Bestellprozess kann über den ELO Workflow gesteuert und kontrolliert werden. Anforderung, Freigaben, Zeichnungsgrenzen sowie automatisierte Übergaben des Auftrages mit Bestellpositionen werden an das ERP-System übergeben, das gilt ebenfalls für den automatisierten Versand einer elektronisch signierten Bestellung. Medienbrüche sind hierbei ausgeschlossen.

Rationalisierung durch die elektronische Rechnung

Die Kopplung von ERP und ECM ermöglicht bereits viele Rationalisierungen und wird von Unternehmen gerne umgesetzt. Beim Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen besteht allerdings oft noch Zurückhaltung.


Die Einsparungsmöglichkeiten sind allerdings ernorm. Bei sehr effizienten Papier-Prozessen innerhalb einer ECM-Lösung geht man von Kosten um 1,50 -2,50 Euro pro Rechnung in der Erstellung und dem Versand aus. Beim Versand elektronischer Rechnungen wird mit 0,20 - 0,30 Cent pro Rechung kalkuliert. Bei 30 Rechnungen pro Tag ergibt sich daher schon eine Ersparnis von 10.000 Euro im ersten Jahr. Daraus schließend liegt die Amortisierungszeit eines Projektes zum Versand elektronischer Rechnungen in der Regel bei 6-10 Monaten.

Steuerbarkeit elektronischer Rechnungen

Die ELO Signaturkomponente ermöglicht die elektronische Abbildung des gesamten Rechnungsprozesses. Die elektronischen Rechnungen aus dem ERP-System werden nach dem SigGesetz (Gesetz zur digitalen Signatur) signiert und per E-Mail an den jeweiligen Empfänger versendet. Automatisch wird der gesamte Rechnungsstapel nach Ihren Anforderungen im ELOArchiv abgelegt und ist jederzeit aufrufbar oder von dort erneut zustellbar.

Gut zu wissen:

Die digitale Signatur einer empfangenen Rechnung wird auf Mausklick überprüft und mit dem gesetzlich vorgeschriebenen Prüfprotokoll abgelegt. Die Rechnung ist somit sofort vorsteuerabzugsfähig. Diese Funktion steht auch als Massenimport bereit, sind Signaturen nicht prüfbar, werden sie in einen gesonderten Workflow zur Abklärung vorgeschickt.

Erfolgsfaktoren

  • Hohe Datenqualität bei geringer Nachbearbeitung
  • Homogener Datenbestand (Abgleich von ERP-Daten mit Bestandsführungssystemen)
  • Prozessbeschleunigung und Automatisierung
  • Termintreue (Einhalten von Lieferterminen etc.)
  • Verarbeitung von Bestellungen verschiedenster Kunden
  • Kein Anpassungsaufwand bei neuen Kunden
  • Flexibilität bezüglich auszulesender Felder

Vorteile bei der Bestellverarbeitung mit dem ELO DocXtractor II Order:

  • Vollständige Erfassung aller Positionen auf der Bestellung (Empfänger, Kunde/Neukunde, Rechnungsempfänger, Warenempfänger)
  • Umfangreiche Extraktion der Bestellinhalte inkl. Abgleich mit Materialstämmen, Verfügbarkeiten, Sperrkennzeichen, Mengen und Maßeinheiten etc.
  • Ermittlung von Bestellkonditionen insbesondere Liefertermine und Sonderkonditionen
  • Ermittlung ggf. vorhandener handschriftlicher Anmerkungen auf Dokumenten (z.B. „EILT“, „ACHTUNG NEUE ADRESSE“ etc.)
  • Selbstlernendes und selbstoptimierendes Systems mit automatischer Anpassung, intuitiven und visuellen Administrations- und Konfigurationsunterstützungen
  • Umfangreich statistische Auswertungen und Reporting