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Hinweise zur Rechtslage

"E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat.

Nach den GoBS (Abschnitt VIII. „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen") sind auch E-Mails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann. "

(Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung,
Bundesfinanzministerium)

weiterführende Informationen

eMail-Archivierung mit MailConspector

Lösungen für Ihre Mail-Archivierung

In vielen Unternehmen läuft bereits bis zu 70% der schriftlichen Konversation über eMails. Hierin finden sich nicht nur Projekt- und Terminvereinbarungen oder Gesprächsprotokolle. Auch Angebote und Verträge werden mittlerweile oftmals nur noch per Mail versendet. Die gesetzliche Änderung zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung wird ihren Teil dazu beitragen den Anteil der eMails an der gesamten Konversation eines Unternehmens nochmals zu steigern.

Der Gesetzgeber spricht dem eMail-Verkehr mittlerweile einen genauso hohen Stellenwert zu wie dem Schriftverkehr in Papierform. Dokumente, die eine steuerliche oder handelsrechtliche Relevanz aufweisen, müssen bis zu zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden.

Quellen hierzu sind beispielsweise die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

 

Warum "revisionssicher"?

Revisionssichere Aufbewahrung bedeutet, dass die archivierten digitalen Dokumente im Nachhinein nicht mehr verändert oder manipuliert werden können. Auch dürfen sie auf dem Weg zur Ablage im Archiv nicht einfach verloren gehen.
Ein revisionssicheres Archivsystem gewährleistet, dass dort gespeicherte Informationen datenbankgestützt wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

Systemarchivierung reicht nicht aus

Bei einer reinen Systemarchivierung, wie z.B. beim Exchange-Server (Outlook), werden eMails in proprietären Formaten archiviert. Diese Formate wurden entwickelt, um Daten an gewisse Anwendungen zu binden: nur Programme, die im Besitz der Spezifikationen sind, können die Daten korrekt und vollständig auslesen. In diesem Fall kann eine Umstellung auf ein anderes eMail-System dazu führen, dass die Lesbarkeit unter den auftretenden Formatierungsverlusten leidet.

 

Zentrale Verfügbarkeit aller Informationen

Wir haben eine Lösung entwickelt, bei der sämtliche Informationen auf einer Wissensplattform gebündelt und verwaltet werden. Sie sparen wertvolle Zeit bei der Suche, da Dokumente, eMails und ihre Anhänge fortan zentral verfügbar sind.
Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, Teilbereiche des Archivs durch Verschlüsselung vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Eine umfangreiche, individuelle Benutzerverwaltung eröffnet Ihnen die Möglichkeit mehrere Mail-Adressen und Server zu verwalten sowie zu bestimmen, in welchen Zeitintervallen das Programm Mails vom Server abholt.

In Verbindung mit ELO lassen sich unstrukturierte Datenmengen erheblich leichter verwalten. Hierzu trägt besonders die Option der vorgangs- oder prozessorientierten Ablage bei: eMails werden vom System nicht mehr nur chronologisch archiviert, sondern Mails des Lieferanten „Müller GmbH“ können automatisch direkt in der Lieferantenakte der „Müller GmbH“ abgelegt werden.

Nützliche Funktionen wie die Erstellung eigener Ablageregeln und die individuelle Zuordnung von eMail-Daten zu einer Ablagemaske durch den Einsatz des Moduls e.TOOLS for ELO kommen hinzu.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • gesetzeskonforme Archivierung sämtlicher eMails und Anhänge
  • Informationen sind von jedem Bildschirmarbeitsplatz aus verfügbar
  • erhöhte Auskunftsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter
  • effizientere Arbeitsabläufe
  • gesteigerte Produktivität
  • keine Datenverluste durch gelöschte eMails
  • kein überlasteter eMail-Server mehr
  • keine zeitaufwändige Verwaltung einzelner eMail-Postfächer

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Haben Sie noch Fragen?

Wir beraten Sie gern unverbindlich zum Thema eMail-Archivierung und zum Software-Einsatz.

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