News , 03.12.2010
Wissen, wo der ELO steht

Wirtschaftsblatt 5/10 Wer früher im Büro umfangreiche Informationen benötigte, kam ohne Laufarbeit nicht aus: Von Schrank zu Schrank, von Abteilung zu Abteilung, manchmal gar über mehrere Etagen zog sich der Beschaffungsmarathon, um die notwendigen Akten und Vorgänge zusammen zu tragen. Heute erledigt man das Ganze rasch mit einigen Mausklicks. Doch auch hier gilt: gewusst wo.

Selbst in der digitalen Welt kommt man ohne Ordnungssysteme nicht aus. Diese Ordnung zu schaffen, ist seit fast 14 Jahren Kerngeschäft von Durmus IT Consulting & Solutions aus Viersen. Inhaber Murat Durmus und sein Team etablieren und warten Dokumenten- Management-Systeme für Betriebe jeder Art und Größe – vom Steuerberaterbüro über kleinere Handwerksbetriebe bis zum großen Mittelständler mit mehreren hundert Mitarbeitern. „Der Aktenordner aus Pappe hat heute weitgehend ausgedient. Sein Ersatz ist der ELO – der „Elektronische Leitz Ordner”, eine digitale Ablageform, die Platz spart und viele Prozesse deutlich verkürzt”, erklärt der IT-Fachmann. Entwickelt und vertrieben wird das System von der ELO Digital Office GmbH aus Stuttgart, als dessen Business-Partner die Viersener agieren. „ELO und die von uns für unsere Kunden zum Teil sehr individuell entwickelten Add-ons sorgen dafür, dass der Mitarbeiter seine Informationen nicht mehr in Schränken und Ablagen suchen muss, sondern sie als Datei per Digitalrecherche von seinem Arbeitsplatz aus im gesamten Firmenablagesystem finden kann. 

 

Das Gegenteil von Bürokratie

Dieses ganzheitliche Kommunikationssystem führt zu schnellerer Verfügbarkeit, mehr Transparenz, kürzeren Wegen und einem insgesamt verbesserten Informationsfluss, der eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis bewirkt“, berichtet Durmus. Er nennt ein Beispiel.

Ein deutscher Maschinenhersteller produziert für einen Kunden in Fernost. Für Wartungsarbeiten beauftragt er vor Ort einen Techniker, der via Internet auf die gesamte Dokumentation der Anlage zugreifen, Informationen abrufen und ergänzen kann. Das Ganze funktioniert theoretisch auch offline, da das System mit einer Funktion für eine automatische Synchronisation ausgestattet wurde. Nach getaner Arbeit wird über eine Verknüpfung der Buchhaltung signalisiert, welches Produkt und welche Dienstleistung in welcher Höhe berechnet werden muss. Auch weitergehende Prozesse im Rechnungswesen werden durch den ELO unterstützt. So ist beispielsweise ein Tool zur Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater im System integriert.

„Früher waren solche DMS – Dokumenten-Management-Systeme – für einen Mittelständler unerschwinglich. Das hat sich geändert“, sagt Durmus. Den ELO gibt es als office-, professional- und enterprise-Version, alles ausgereifte Lösungen zu erschwinglichen Preisen. Durmus IT Consulting & Solutions übernimmt nicht nur die technische Einführung, sondern sorgt auch dafür, dass die Mitarbeiter im Umgang geschult werden und sich an die neue Systematik gewöhnen. Auch die Pflege und Wartung – zumeist per Fernzugriff vom Viersener Firmensitz aus – gehört zum Service.

Immer häufiger wird inzwischen auch das E-Mail-Ablagesystem nachgefragt. Denn die Vorschriften nach dem GDPdU, dem „Grundsatz zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”, zwingen Unternehmer zum Handeln: Ein Betriebsprüfer darf mittlerweile auch digital prüfen. Deshalb müssen alle steuerlich relevanten Daten auch auf diesem Wege verfügbar sein. Dazu gehören auch E-Mails mit Angeboten oder Auftragsbestätigungen. Murat Durmus: „All dies kann man mit ELO ganzheitlich abbilden – und erspart sich damit nicht nur lange Fußmärsche, sondern auch jede Menge Papierkram.“

 

Auszug Wirtschaftsblatt 5/10 als PDF-Version