ELOoffice 9.0 - Funktionsübersicht
Die Zeiten ändern sich - Aus der Praxis für die Praxis

Die beste Technologie nutzt dem Anwender nichts, wenn er sie nicht versteht oder nicht richtig einzusetzen weiß. Aus diesem Grund geht die ELO Digital Office GmbH konsequent den Weg, bei der Softwareentwicklung auf ein
Maximum an Anwenderfreundlichkeit zu achten. Aus regelmäßigen Gesprächen mit Anwendernwerden Rückschlüsse gezogen, die dann direkt in das Produkt einfließen. Darüber hinaus werden die Produkte regelmäßig im Rahmen der Zusammenarbeit mit der Hochschule der Medien in Stuttgart getestet; dort werden neue Ideen generiert und diskutiert und umgesetzt.

Der Fokus der Produktentwicklung lag bei der Version 9.0 nicht primär auf neuen Funktionen – vielmehr ging es um die Verbesserung des Designs und der Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit. Zahlreiche Analysen mit Anwendern haben eindeutige Schwerpunkte für die Entwicklung geliefert. ELO hat auf das Feedback und die Kundenwünsche reagiert. Entsprechend liegt der Version 9.0 ein großer Praxisbezug zugrunde. Das Ergebnis ist eine komplett neue Benutzeroberfläche mit einer intuitiven Multifunktionsleiste und einer Reihe von Detailverbesserungen, die Sie vor allem bei der einfacheren und sicheren
Bearbeitung des täglichen Datenvolumens unterstützen sollen. Ziel ist es, Ihre Routineaufgaben einfacher und schneller erledigen zu können, um damit mehr Freiräume für die Kernaufgaben zu gewinnen.

Multifunktionsleiste – übersichtlich und intuitiv

Eine übersichtliche Oberfläche spart sehr viel Zeit bei der täglichen Arbeit. Anhand der neuen Multifunktionsleiste finden Sie die ELOoffice-Funktionen und Befehle jetzt sehr viel schneller und einfacher. Die Multifunktionsleiste ist angelehnt an die Ribbon-Technologie aus Microsoft Office.

Haftnotizen und Stempel – einfach und effizient

Wichtige Stellen im Dokument farblich hervorheben, stempeln oder eine Haftnotiz aufbringen? Mit ELOoffice müssen sie auf das vertraute Arbeiten mit Stift, Stempel und Notizzetteln nicht verzichten. Wie gewohnt versehen Sie z.B. im Archiv Haftnotizen auf Dokumente oder nutzen Standardstempel und selbst erstellte Stempel, um Unterlagen zu markieren. So macht DMS richtig Spaß.

Barcode – schnell und automatisiert ablegen

Barcodes sind bei der Archivierung ein ausgezeichnetes Werkzeug, um schnell und automatisiert eingehende Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge einfach zu verschlagworten und zu archivieren. ELOoffice bietet jetzt im Standard die Möglichkeit die Barcodes auf Dokumenten auszulesen und zu verarbeiten.

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ELOconnector – komfortabel archivieren

Sie wollen Ihren Scan- und Ablageprozess beschleunigen? Dafür bietet sich die Connector-Funktionalität an; Sie sorgt dafür, dass die Informationen aus den gescannten Dokumenten einfach ausgelesen und in die Verschlagwortung übernommen werden.

Vor-Verschlagwortung - vorhandene Infos nutzen.

Nutzen Sie vorhandenen Informationen eines Dokumentes wie Word, JPEG oder TIFF für eine direkte Verschlagwortung. Mit ELOoffice lassen sich ganz einfach vorhandene Dateiinformation wie Dateiname, das Datum oder die Dateigröße automatisch in die Verschlagwortung übernehmen. Bei gescannten TIFF-Dateien ist es möglich, den kompletten Volltext als Unterstützung für die Verschlagwortung zu nutzen.

Stapelverarbeitung

Mit der Stapelverarbeitung lassen sich eine Vielzahl an eingegangenen Dokumenten auf einmal verarbeiten. Mehrere zuvor markierte Dokumente werden so in nur einem Arbeitsablauf abgelegt.

Lernfähiger Ablageassistent

Dieses Feature spart sehr viel Zeit bei der Archivierung. Der Anwender legt eine Dokumentenart (Ablagemaske) ab und ELOoffice schlägt automatisch einen intelligent gewählten Ablageort vor. Der Anwender kann auf die spezifische Definition eines komplizierten Indexaufbaus verzichten.

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Ablagepfade automatisch anlegen

Die automatische Ablage über die Indexinformation bietet einen schnellen Weg zum Speichern von Dokumenten, deren Ablageort sich aus der Verschlagwortung bestimmen lässt. In der Ablagemaske kann hinterlegt werden, dass die Indexablage auch dann erfolgt, wenn das Ablageziel nicht gefunden wurde. In diesem Fall werden die fehlenden Ordner automatisch angelegt.

Wiedervorlagetermin bei der Ablage anlegen

Legen Sie z.B. bei der Rechnungsablage automatisch einen Wiedervorlagetermin zur Kontrolle des Zahlungszeitraums an, termingerechtes Arbeiten ist so gewährleistet. Beim Ablegen jeglicher Dokumente können Sie diese Funktion nutzen. 

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Dokumente als PDF versenden

Versenden Sie jedes druckbare Dokumente direkt aus ELOoffice heraus als PDF. Die Umwandlung (Konvertierung) erfolgt beim Sendevorgang; Das Dokument im Archiv bleibt in seinem ursprünglichen Dateiformat erhalten. Damit ist gewährleistet, dass die Dokumente, unabhängig davon in welcher Form sie im ELOoffice Archiv liegen, beim Empfänger als PDF angezeigt werden.

Mit Sicherheit langzeitarchiviert - PDF/A und TIFF

Für eine Langzeitarchivierung können jegliche Dokumente über den ELO TIFF oder ELO PDF/A Printer ins Archiv abgelegt werden. Die weltweit standardisierten Formate TIFF und PDF/A bieten in Verbindung mit ELO zwei wesentliche Vorteile: Zum einen die Speicherung von Dokumenten in ein unveränderbares Format und zum anderen die Lesbarkeit des Dokuments auch nach vielen Jahren.

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