Mehr Funktionalität für mehr Effektivität

durch ELO ECM-Power für den Microsoft Office SharePoint Server

Die ELO Enterprise-Content-Managementsysteme (ECM) bieten alle benötigten Funktionselemente zur effektiven Verwaltung und Kontrolle von Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus.

Sie können mit ELO ihre kompletten Unternehmensprozesse automatisieren, Compliance sicherstellen, standortübergreifend Informationen bereitstellen und für transparente Geschäftsabläufe sorgen. Die nahtlose Integration des Microsoft Office SharePoint Server 2010 (MOSS) auf die skalierbare ELO ECM-Plattform bietet Ihnen volle ECM- und Collaboration- Management-Power beider Systemwelten.

Durch die Verbindung des Informationsportals MOSS mit der ELO-ECM Plattform können Sie Ihre Datenablage verbessern, Prozesse optimieren, Transparenz erhöhen und dadurch echte Geschäftsvorteile generieren.

Nutzen Sie Ihr gesamtes Potenzial

Gesamtheitliches Informationsmanagement

ist ein maßgebender Faktor um optimale wirtschaftliche Ergebnisse zu erzielen. Informationen sind das tragende Element beim Aufbau von Kundenbeziehungen, beim Generieren von Innovationen und grundlegend bei der Teamarbeit. Umso wichtiger ist es also, dass Ihre IT-Investitionen im Informationsmanagement die bestmöglichen Ergebnisse erzielen.

Hierbei gilt es vor allem Geschäftsapplikationen nahtlos miteinander zu verbinden, ohne dass es zu Schnittstellenproblemen oder Medienbrüchen kommt.

Die leistungsstarke Informations und Dokumentenplattform

Gerade im Bereich Collaboration-Management und Teamwork stellt Microsoft mit dem Office SharePoint 2010 Server eine hervorragende Systemplattform bereit, um individuelle Geschäftslösungen zu erstellen.

Die MOSS-Plattform ist hierzu allerdings nur ein Element einer vollständigen Systemlösung. Erst in Verbindung mit den ELO ECM-Funktionselementen erhalten Sie die vollständige Lösung für eine umfassend geschäftsprozessorientierte IT-Umgebung.

Auf Basis von Webparts wird die ELO ECM-Systemumgebung nahtlos in den Office SharePoint Server eingebunden. Die Webparts sorgen dafür, dass Anwender über den MOSS auf alle ELO ECM-Funktionen wie z.B. Archiv- oder Workflow-Bearbeitung zugreifen können. Das ELO Archiv fungiert als das zentrale Archivbackend, in der das gesamte Unternehmenswissen zusammenläuft.

Als Webpart wird ELO einfach per Drag & Drop in die gewohnte MOSS Portalumgebung integriert. Die Konfiguration des Webparts kann jeder Anwender individuell vornehmen, so dass nur die für ihn relevanten Informationen angezeigt werden.

Folgende Varianten stehen zur Verfügung:

  • Zugriff und Navigation in der Archivstruktur
  • Globale Dokumentenrecherche individueller Ablagemasken
  • Auflisten von Dokumenten anhand Filterkriterien
  • Auflisten aller Dokumente in Bearbeitung
  • Monitoring der laufenden Workflow-Prozesse

Integration in heterogene IT-Landschaften

Verfügt der MOSS bereits über eine optimale Integration in Microsoft Produkte, so ergänzt ELO for SharePoint diese um eine Vielzahl an zusätzlichen Applikations- und Funktionserweiterungen. Dazu gehört die Anbindung an ein CAD- oder ERP-System, die für eine optimale Abbildung einer prozessorientierten Lösung unerlässlich ist.

ELO verfügt über leistungsfähige Standard-Schnittstellen zu nahezu allen wichtigen Businessapplikationen wie SAP, BaaN oder Microsoft Dynamics. Durch ELO for SharePoint erhalten Sie eine zentrale und umfassende Geschäftsprozessplattform.

DocLibrary-Archivierung

Mit ELO for SharePoint lassen sich ganz einfach und rechtskonform alle Dokumente aus den MOSS Document Libraries archivieren. In Abhängigkeit zum Dokumententyp wird regelbasiert konfiguriert, wie die Dokumente aus MOSS archiviert werden sollen, entweder vollautomatisch oder manuell. Dabei werden neue Dokumentenarten und Dokumentversionen berücksichtigt, je nach Konfiguration auch das Entfernen von Dokumenten aus dem MOSS-System.

Transparenz und Kontrolle

Ein Ende von gesetzlichen Regularien des Geschäftslebens ist noch lange nicht in Sicht. Diese werden mit der Globalisierung wohl eher noch weiter zunehmen. Trotz
des Dschungels an Vorschriften und Paragraphen in Bezug auf den Umgang mit Informationen, Datensicherheit usw. geht es doch vor allem um Transparenz
und Kontrolle.

Compliance fordert den sicheren und durchgängigen Umgang mit Informationen von der Entstehung, über die Bearbeitung, Weitergabe, Auswertung und Speicherung bis hin zur möglichen Löschung. Für Ihr Unternehmen bedeutet die Erfüllung von Compliance, ganz unabhängig von gesetzlichen Zwängen, mehr Transparenz und Verfahrenssicherheit im Ablauf Ihrer Geschäftsprozesse.

Compliance sichern, Prozessqualität steigern

Die ELO ECM-Suite stellt alle für eine gesetzeskonforme Langzeitarchivierung erforderlichen Funktionalitäten bereit. Im MOSS werden alle Dokumente in der SQL Datenbank gespeichert. Gerade bei einem großen Dokumentenvolumen und längeren Aufbewahrungsfristen ist dies alles andere als ideal. So steigt mit zunehmender Dokumentenanzahl der Verwaltungsaufwand der Datenbank und die Performance des SQL-Servers wird zunehmend beeinträchtigt. Abhilfe schafft die richtige Archivierungsstrategie bei der man den Office SharePoint Server von Langzeitdokumenten entlastet.

Je nach Unternehmensanforderung bietet ELO for SharePoint zwei Archivierungsalternativen an:

 

1. Direkte Archivierung
Bei der direkten Archivierung schreibt der MOSS direkt in das ELO Archiv. Die Dokumente werden hierbei nicht mehr im SQL-Server gespeichert, sondern ausschließlich im ELO-System. Da sowohl Schreib- als auch Leseoptionen transparent aus der SharePoint-Oberfläche erfolgen, arbeiten die Anwender wie gewohnt. Die SharePoint SQL Datenbank bleibt schlank und performant. Zudem wird eine höhere Sicherheit erzielt, da über das ELO-Archivsystem Dokumente zusätzlich in speziellen Langzeitspeichern verwaltet werden können.

2. Asynchrone Archivierung
Bei der asynchronen Archivierung werden die Dokumente im Bearbeitungsprozess temporär in der SharePoint SQL Datenbank gespeichert. Mit Abschluss des Bearbeitungsprozesses können dann die Dokumente regelbasiert ins zentrale ELO Archiv übernommen werden. Auch danach ist der transparente Dokumentenzugriff wie gewohnt aus dem MOSS gegeben. Die automatische Konvertierung in Langzeitformate wird durch ELO ebenso ermöglicht wie das Anbringen einer digitalen Stapelsignatur. ELO kann hierbei auch gesamte Ordner und Dokumentenbibliotheken in das Archiv verlagern. Bei der Archivierung werden die Metadaten übernommen bzw. eine Zuordnung der SharePoint-Attribute auf das Archivschema vollzogen. Durch ELO for SharePoint erhalten Sie ein Höchstmaß an rechtskonformer Archivierung.

Globale SharePoint-Suche

Die Standardsuche des MOSS wird um die globalen Suchmöglichkeiten des ELO ECM-Systems erweitert. Hierbei werden die Suchergebnisse mit der Ergebnisliste des MOSS verbunden. Die ELO Listeneinträge werden über einen Link angezeigt und können darüber direkt aufgerufen werden. Die Einbindung des Archivs als Content Source in die SharePoint-Suche wird ebenso angeboten wie die Anzeige der Archivstrukturen, in navigierbarer Form, in Webparts.

Individuelle und zielgerichtete Suche

Bei der Suche können für die einzelnen Anwender individuelle Einstellungen gespeichert werden, um gezielt die für den aktuellen Anwender relevanten Informationen gefiltert anzuzeigen. Über das Webpart lassen sich verschiedene Suchmodi auswählen, die eine gezielte Suche innerhalb des ELO Archivs ermöglichen. Hierdurch erschließen sich dem MOSS Anwender eine Vielzahl an zusätzlichen Informationen aus dem bestehenden Geschäftsprozessumfeld. Dabei können Suchanfragen nicht nur nach verschiedenen Dokumententypen (z.B. Rechnungen, E-Mails, CAD-Dokumenten usw.), sondern auch nach Stichwörtern im Volltext oder Thesaurus erfolgen.

Integriertes E-Mail-Management — Kosten senken und Ressourcen sparen

Durch die Trennung von Microsoft Exchange und Microsoft Office Share- Point besteht nach wie vor keine gemeinsame Datenhaltung. Mit dem ELO for SharePoint können Sie eine globale E-Mail-Management-Strategie realisieren. Dies beinhaltet sowohl die serverbasierte als auch die clientbasierte E-Mail-Archivierung. Für die Anwender ist es natürlich möglich, über den SharePoint auf alle E-Mails im ELO Archiv zuzugreifen. ELO steuert automatisch die Verknüpfung von E-Mail-Inhalten mit den dazugehörigen Geschäftsprozessen. Sie haben dadurch die sichere Einbettung des E-Mail-Managements in den gesamten Unternehmensprozess. Die Single Instance Archivierung in ELO sorgt zudem dafür, dass die Datenspeicherung platzsparend und effizient erfolgt. Hierbei werden Attachments im ELO Archiv nur einmal abgelegt. Darüber hinaus wird durch die ELO Archivfunktionen gewährleistet, dass E-Mails rechtskonform aufbewahrt werden.

ELO-Workflow: Komplexe Abläufe abbilden und mit dem MOSS verzahnen

Die ELO ECM-Suite bringt einen im Standard integrierten leistungsfähigen Workflow-Server mit. Diese fertige Workflow-Funktionalität lässt sich ohne aufwendigen Programmieraufwand zur Abbildung spezifischer Unternehmensabläufe im Office SharePoint nutzen. Über ein grafisches Designer-Interface lassen sich einfach komplexe Unternehmensprozesse modellieren und im Produktivbetrieb mit dem MOSS verzahnen. Der ELO Workflow stellt die aktuelle Aufgabenliste eines Anwenders dar und ermöglicht die Annahme, Bearbeitung und Fortsetzung von Workflows bzw. Wiedervorlagen. Das zum Workflow gehörige Dokument kann angezeigt und bearbeitet werden. Das grafische Workflow-Monitoring sorgt zudem dafür, dass jeder Geschäftsprozess detailliert verfolgt werden kann.
Transparenz und Kontrolle für Ihr Unternehmen sind somit sichergestellt.

Mobil arbeiten

Mobilität und vollständige Informationsverfügbarkeit ist heute geradezu geschäftsentscheidend. Die ELO Mobilkomponente repliziert daher alle wichtigen zentralen Daten auf das persönliche Laptop. Intelligente Replikationsmechanismen stellen dabei sicher, dass alle mobil erstellten oder modifizierten Unterlagen umgehend auch allen anderen Teammitgliedern über das MOSS-Portal zur Verfügung stehen.

Das Zusammenspiel von ELO mit dem MOSS-Portal erleichtert die Kombination einer zentralen Arbeitsweise mit der Flexibilität mobiler Einsätze an externen Standorten. Darüber hinaus kann mit ELO die Anbindung und Replikation mehrerer verteilter Unternehmensstandorte realisiert werden.

Mehr Automatisierung im Prozess

Mit ELO for SharePoint erhalten Sie die Möglichkeit der automatischen Posteingangsklassifizierung. Papierbelege werden direkt im Posteingang eingescannt und in elektronischer Form den relevanten Bearbeitungsschritten zugeführt. Dadurch entfallen Liegezeiten und eine unmittelbare automatisierte Bearbeitung der Dokumente wird möglich. Mit Hilfe des ELO Moduls ELO DocXtractor kann eine automatisierte Belegklassifizierung und Datenextraktion erfolgen. Dabei werden im Rahmen einer intelligenten Freiformerkennung die sach- und bearbeitungsrelevanten Daten extrahiert und dem nachgelagerten Prozessschritt automatisiert zugeführt.