Funktionsübersicht

 Multi-Client-Strategie

  • Windows-Client: Standard-Client für die Windows-Umgebung
  • Java-Client: plattformunabhängiger Client für Windows, Linux, Mac OS
  • Internet-Gateway: browserbasierter HTML-Zugang zum ELO-Archiv
  • Microsoft Office-Client: Dokumenten-Management mit Microsoft Outlook, Microsoft Office Word und Microsoft Office Excel
  • Explorer-Client: ELO-Zugriff aus dem Windows Explorer
  • ELO Mobil für Notebook: mobiles Arbeiten und Synchronisation von Dokumenten (optional)
  • Smartphone-Client: mobiles Arbeiten mit allen gängigen
  • SmartphonesTablet-Client: Mobiles arbeiten mit Tablet-PC 

Dokumenten-Management

  • Beliebige Ordnungsstrukturen frei definierbar
  • Schnelles Blättern in den Dokumenten
  • Aufbringen von Haftnotizen und Stempeln direkt auf Rastergrafiken
  • Anzeige eines Dokumentes durch logische Kopien in verschiedenen Ordnern
  • Zusammenhängende Dokumente mit einem Hyperlink verbinden
  • Dublettencheck zur Vermeidung von mehrfach abgelegten Dokumenten
  • Farbliche Kennzeichnung von unterschiedlichen Dokumenten und Ordnern
  • Freie Definition von Indexmasken für Dokumente und Strukturelemente wie Ordner und Akten
  • Check-In und Check-Out zur übersichtlichen Verwaltung unterschiedlicher Versionen eines Dokuments
  • Dynamische Ordner für benutzerdefinierte Ansichten
  • Freie Definition von eigenen Standardregistern
  • Lernfähiger Ablageassistent
  • Drag & Drop von E-Mails und Anhängen direkt aus Microsoft Outlook
  • Automatische Verwaltung der Versionshistorie beim Ändern von Dokumenten
  • Vergleichen unterschiedlicher Versionen eines Dokumentes
  • Konvertierung von Dokumenten in Langzeitformate wie TIFF und PDF/A
  • Ablageordner automatisch anlegen
  • Mehrsprachigkeit von Indexmasken und Stichwortlisten
  • Strukturierung nach unterschiedlichen Dokumentenarten
  • Aufgabenverwaltung und Wiedervorlagetermine
  • Gelöschte Dokumente wiederherstellen
  • Unterschiedliche Dokumente und Ordner zur Vorgangsbearbeitung einfach im Klemmbrett bearbeiten
  • Stichwortlisten-Filter
  • Versionierung von Indexinformationen

Workflow-Funktionalitäten

  • Eigener integrierter Workflowserver
  • Formularbasierter Workflow inklusive Editor
  • Ad-hoc Workflow spontaner Arbeitsabläufe
  • Grafischer Designer zur Definition von Standard-Workflows
  • Verwaltung unterschiedlicher Workflow-Vorlagen und Versionsstände
  • Delegieren von Aufgaben innerhalb eines Standard-Workflows
  • Visuelle Überwachung von Workflow-Abläufen
  • Verwalten von laufenden und abgeschlossenen Workflows
  • Transparente Protokollierung des gesamten Workflow-Prozesses
  • Mehrstufiges Eskalationsmanagement bei Fristüberschreitungen
  • Vertretungsregelung für den Krankheits- oder Urlaubsfall
  • Anwender und gruppenbezogene Knoten
  • Beliebige Verteil- und Sammelknoten
  • Indexfeldergestützte Vergleichs- und Entscheiderknoten
  • Überwachung der maximalen Verweildauer eines Workflowknotens
  • Integrieren von Skript-Erweiterungen am Start und am Ende eines Workflowknotens

Integrierte Texterkennung (OCR)

  • Automatische Vorverarbeitung für die schnelle Verschlagwortung von Dokumenten
  • Texterkennung für Teilbereiche von Dokumenten
  • Integration in die Volltextdatenbank

Automatische Erfassung von Massendaten – optional

  • ELO DocXtractor zur intelligenten Klassifizierung und Indexierung von Scandokumenten und E-Mails
  • ELO Business Logic Provider für prozessbezogene Beleggutarchivierung
  • ELO COLD für den Import von Druckspool-Daten
  • ELO XC für die serverbasierte E-Mail-Archivierung von E-Mail-Postfächern
  • ELO Barcode für die automatisierte Weiterverarbeitung gescannter Dokumente
  • Regelbasierte Automatisierung von Vorgängen mit den ELO Automation Services

Erweiterungsmöglichkeiten

  • Clientbasierte Skripting-Umgebung zur Automatisierung und Programmerweiterung
  • Umfangreiche Schnittstelle zur Einbindung der kompletten ELO-Funktionalität in andere Anwendungen
  • Integrierte Testumgebung für neu erstellte Skripte
  • Integration eventgesteuerter Skriptaufrufe über Symbole und Menübefehle
  • Umfangreiche Rechtesteuerung für Skripte
  • Direkte Programmiermöglichkeiten des Anwendungsservers über standardisierte Protokolle wie HTTP und SOAP
  • Unterstützung der gängigen Plattformen SAP-Netweaver und Microsoft Office SharePoint-Server

Archiv

  • Revisionssichere Archivierung von Daten über den vorgeschriebenen Lebenszyklus
  • Sichere Ablage von Dokumenten mit Hashwert und Zertifi kat auf allen marktüblichen Speichermedien
  • Zertifizierte Langzeitspeicherunterstützung aller gängigen Anbieter wie NetApp, IBM, EMC, HP, Hitachi sowie zusätzliche Langzeitspeicher wie WORM, UDO, DVD-Jukebox
  • Parallele Verwaltung von mehreren Archiven und Ablagepfaden
  • Ausführliche Report- und Auditfunktionen für alle Archivfunktionen
  • Replikation von Archivinhalten bei geografi sch verteilten Standorten (ELOenterprise)
  • Hochverfügbarkeit und Laststabilität

Dokumentenanzeige

  • Anzeige aller gängigen Dokumentenformate im Originalformat
  • Unterschiedliche Ansichten wie Zoom, Vollbild und Ausschnitt-Anzeige
  • TIFF-Vorschau bei mehrseitigen Dokumenten
  • DIA-Vorschau für grafische Dokumente, Bilder und PDF-Dateien
  • Linealfunktion für bessere Lesbarkeit von Listen

Web-Content-Management (ELO WCM)

  • Unterstützung mehrsprachiger Webseiten
  • Content direkt in der Webseite erstellen, ändern, übersetzen
  • Integration aller Dokumenten-Management-Funktionen wie Check-In, Check-Out, Versionierung, Workflow und revisionssichere Archivierung
  • Integrierte Suche im ELO-Archiv
  • Schnelle Installation
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit

Suchfunktionalität (ELO iSearch)

  • Autovervollständigung
  • Tippfehlerkorrektur [Meinten Sie…?]
  • Synonymthesaurus
  • Linguistische Suche
  • SimFinder (optional)
  • Semantische Suche (optional)
  • OntologyNet (optional)
  • Wissenslandkarten (optional)
  • Übergreifende Suche über alle Dokumente
  • Markieren von Suchtreffern im Dokument
  • Erweiterte Suche mit logischen Operatoren
  • Speichern von Standardsuchanfragen
  • Weitere Suchfunktionalität zur Verfeinerung der Trefferlisten
  • Volltextsuche nach Stichworten im gesamten Dokument
  • Kombinierte Suche im Volltext und in den Indexinformationen
  • Direktsuche über alle Indexfelder
  • Fehlertolerante Suche
  • Sortierung und Export der Trefferlisten
  • Thesaurus-Nutzung für Mehrsprachigkeit und Fachbegriffe (optional)

Elektronische Signatur – optional

  • Integrierte Einzelsignaturen für Workflow-Prozesse
  • Stapelsignaturen für Massenbelege wie Rechnungen
  • Automatische Signaturprüfung für eingehende Dokumente
  • Automatische Signaturerneuerung bei Ablauf der Signaturgültigkeit

Scannen von Papierdokumenten

  • Integrierte Scanfunktionalität
  • Unterstützung aller marktüblichen Dokumenten- und Netzwerkscanner sowie Multifunktionsgeräte (MFP)
  • Unterstützung von Standardschnittstellen (TWAIN)
  • Einzel- und Mehrfachseiten scannen
  • Drehen, Sortieren und Filtern der gescannten Seiten
  • Direkte Verwaltung unterschiedlicher Scanprofile
  • Automatische Trennseitenerkennung
  • Bildoptimierung bei Schwarz-Weiß-Scans
  • Automatisches Geraderücken der Seiten
  • Automatisches Klammern und Entklammern der gescannten Seiten

Import und Export von Dokumenten

  • Direkte Dokumentenablage aus Microsoft Office und Outlook
  • Dokumentenübernahme aus dem Windows Explorer mittels Drag & Drop
  • Automatischer Datenimport im XML-Format (optional)
  • Direktes Drucken ins ELO-Archiv im TIFF oder PDF/A-Format
  • Direktes Speichern aus allen Anwendungen über den Explorer-Client
  • Automatische Synchronisation von Archivordnern mit Microsoft Outlook
  • Standard-Import und Export-Funktion für ELO-Archive
  • Importfilter für viele Fremd-Archivsysteme

Anwender- und Berechtigungssteuerung

  • Vergabe von Berechtigungen für Indexfeld und Indexmaske, Dokumente, Ordner, Anwender und Gruppen
  • Definition von Subadministratoren möglich
  • Integration in alle gängigen Directory Infrastrukturen
  • Single-Sign-On (SSO) für Anwender möglich
  • Ausblendung von Strukturelementen, wenn Zugriffsberechtigung nicht vorliegt
  • Sichere 128-bit Verschlüsselung für sensible Archivbereiche
  • Umfangreiche Berichtsmöglichkeiten