Nachfolgend sind einige Lösungsansätze aus bereits realisierten Projekten aufgeführt:
In einer Steuerkanzlei sollen alle Mandantendokumente in den ensprechenden Mandantenakten wie z.B. Stammakte, Steuerakte oder Beratungsakte abgelegt werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass nicht jeder Mitarbeiter auf alle Mandantenakten zugreifen darf.
Die zur Aktenanlage erforderlichen Stammdaten sollen aus der DATEV-Eigenorganisation ausgelesen werden. Außerdem soll jede Mandantenakte den gleichen Strukturaufbau haben. Fehlablagen sollen minimiert werden.
Zur Ablage von Mandantendokumenten wird die spezielle e.KANZLEIsolutions-Maske verwendet. In dieser Maske können alle erforderlichen Indexbegriffe erfasst werden.
Mit der e.KANZLEIsolutions-Maske ist bereits ein direkter Zugriff auf die DATEV-Daten möglich. Der Zugriff erfolgt per Mandantennummerneingabe oder über einen Auswahldialog. Die ZMSD-Daten werden dem Anwender in Echtzeit zur Verfügung gestellt. Durch Auswahl des Mandanten werden die Daten in die Maske übernommen und in ELO angelegt.
Die Mandantenstruktur wird einmalig in e.KANZLEIverwaltung definiert und angelegt. Die Struktur wird mit Dokumententypen verknüpft. Diesen Dokumententypen werden diverse Parameter mitgegeben wie z.B. Pflichtfelder, Wiedervorlage- und Fristdaten oder gegebenenfalls ein fester Ablagepfad. Durch die Ablageregeln und Parameter werden Fehlablagen minimiert.
Mit dem umfangreichen ELO-Berechtigungssystem werden einzelne Mandantenordner oder Dokumente durch den Administrator geschützt.
Der Posteingang wird im Sekretariat eingescannt und verschlagwortet. Bei der Verschlagwortung werden bewußt nur die nötigsten Einträge gemacht. In unserem Fall wird die Kurzbezeichnung und der zuständige Sachbearbeiter eingegeben. Das Dokument landet im Posteingangsordner unter dem Mitarbeiternamen. Auf diese Ordner hat jeder Zugriff, so dass auch im Vertretungsfall die Dokumente bearbeitet werden können.
Der Sachbearbeiter kann nun das Dokument bearbeiten und die Verschlagwortung ergänzen. Hierdurch wird das Dokument in die Mandantenakte abgelegt.
Dokumente, die besonderen Fristen unterliegen oder zu bestimmten Zeiten zur weiteren Bearbeitung vorgelegt werdne müssen, werden mit der Wiedervorlagefunktion von e.KANZLEIsolutions abgelegt. Dabei wird das Wiedervorlage- und ggf. Fristdatum und der Wiedervorlageempfänger erfasst. ELO sorgt dafür, dass der Sachbearbeiter spätestens zum definierten Datum den Vorgang wiedervorgelegt bekommt.
ELO bietet über das Modul Fulltext die Möglichkeit, Dokumenteninhalte zu durchsuchen. Es werden nicht nur digitale Daten, wie z.B. Word, Excel, eMail etc. analysiert, sondern auch Bilddaten wie z.B. gescannte Dokumente im TIF-Format sowie ein- und ausgehende Faxdokumente in die Volltextdatenbank aufgenommen. In der Steuerkanzlei können alle Volltextdokumente über eine spezielle Suchfunktion recherchiert werden.
Die Suche ist genauso performant, wie die Suche in einer SQL Datenbank. Die Dokumente wurden bereits im Vorfeld vom ELO Volltextserver analysiert und strukturiert in die Datenbank aufgenommen.