ELOprofessional Archive Link für sageKHK Office Line

Vollautomatische Archivierung aller selbsterzeugten Einkaufs- und Verkaufsbelege

Die ausgewählten Belegarten können im Bereich Warenwirtschaft wie gewohnt ausgedruckt und per Mausklick vollautomatisch in ELOprofessional archiviert werden. Das lästige manuelle Ablegen der Belege entfällt damit komplett. Bei der Archivierung können den Ausdrucken unterschiedliche Hintergrundformulare (Briefbögen) zugemischt werden. Sogar die Zumischung unterschiedlicher Seiten für Start-, Zwischen- und Schlussseite ist möglich.

Archivierung aller Eingangsbelege

Die Buchung und Archivierung erfolgt in nur einem Arbeitsschritt. Eingangsrechnungen werden gescannt und in sageKHK wie gewohnt gebucht. Bei der Buchung wird der gescannte Beleg vollautomatisch in ELOprofessional archiviert.

Archivierung sonstiger Belege

Die Belege (Journale, Kontenblätter) können statt auf dem Drucker ganz einfach direkt zur individuellen Archivierung in ELOprofessional ausgegeben werden. Das spart Zeit, Platz und Geld. Kontoauszüge werden gescannt und zum Beispiel geordnet nach Auszugsnummer und Jahr in ELOprofessional archiviert.

Auffinden der Belege

Hier bietet ELOprofessional Archive Link for sageKHK Office Line mehrere Möglichkeiten, äußerst schnell und bequem auf alle archivierten Belege zu zugreifen.

  1. Durch Mausklick auf die Belegnummer an jeder Stelle im Programm sageKHK Office Line.
  2. Über die Suchfunktionen ELOprofessional. Nach allen vom Anwender konfigurierten Merkmalen kann gesucht werden.Zwei Beispiele:
    - Eingabe der Belegnummer "4711" in der Suchmaske zeigt den dazugehörigen Beleg.
    - Eingabe Debitorenname "Mustermann" in der Suchmaske zeigt alle Rechnungen an die Firma Mustermann. Natürlich kann man die Suche auch per Datum eingrenzen.
  3. Mittels der in ELOprofessional integrierten OCR Erkennung und Volltext Suche ist sogar das Auffinden der Belege anhand von beliebigen Textinhalten innerhalb eines Dokuments möglich.

Konfiguration / individuelle Anpassung

Die Schnittstelle ELOprofessional Archive Link for sageKHK wird über sageKHK konforme AddIns installiert. Individuelle Anpassungen sind möglich. Eine spezielle Version für Terminalserverumgebung ist verfügbar. Eine technische Dokumentation ist der Schnittstelle beigefügt. Die Handhabung wird anhand von Beispielen erläutert. Individuelle Anpassungen, insbesondere beim "Buchen in der Warenwirtschaft" sind möglich.

Besondere Highlights

Die Archivierung, sowohl der Eingangs- als auch der Ausgangsbelege sowie Kontenblätter, Summen- und Saldenlisten erfolgt revisionssicher in ELOprofessional.

Bei der Archivierung können über die Basisfunktionalität von ELOprofessional logische Kopien aller zu archivierenden Belege erzeugt werden. Zum Beispiel kann eine Ausgangsrechnung im Aktenschrank Buchhaltung, Ordner Debitoren im Jahr 2004, im Register A-Z anhand des Debitoren Namen erfolgten.

Zusätzlich wird der Beleg in der jeweiligen Kundenakte archiviert. Das Dokument ist dabei nur einmal in ELOprofessional enthalten, kann aber von Vertriebsmitarbeitern und von der Buchhaltung eingesehen werden, wobei der Vertriebsmitarbeiter nicht auf die übrigen Buchhaltungsdaten zugreifen kann.

Automatische Archivierung aller Eingangslieferscheine und Eingangsrechnungen

Im Bereich Warenwirtschaft werden Einkaufsbelege EK-Wareneingang und EK-Rechnungseingang erzeugt. Per Mausklick werden die jeweiligen Belegnummern als kleiner Barcode über einen angeschlossen Barcodedrucker ausgegeben. Das Barcode-Etikett wird auf den jeweiligen externen Lieferschein oder Rechnung aufgeklebt.
Beim Einscannen der externen Belege werden Lieferscheine dem jeweiligen EK-Wareneingangsbeleg und Rechnungen dem jeweiligen EK-Rechnungseingangsbeleg anhand der Belegnummer (Barcode) vollautomatisch zugeordnet und archiviert (spätes Erfassen).

Alternativ und besonders bequem können zahlreiche ELOprofessional Workflow-Funktionalitäten genutzt werden. Eingangsbelege werden über den Workflow zu den Sachbearbeitern weitergeleitet und am Ende des Bearbeitungsvorgangs ebenfalls dem jeweiligen EK-Rechnungseingangsbeleg anhand der Belegnummer vollautomatisch zugeordnet und archiviert (frühes Erfassen).

Das Auffinden der Belege funktioniert sowohl innerhalb von sageKHK - durch Mausklick auf die Belegnummer - als auch an non-sageKHK Arbeitsplätzen anhand der leistungsfähigen ELO-Suchfunktionen. Optional ist sogar eine Volltext-Suche in ELOprofessional möglich.

Systemvoraussetzungen

  • ab ELOprofessional 2.5
  • Windows NT / Windows 2000/2003.
    Version für Terminalserver / CITRIX auf Anfrage
  • sageKHK Office 2.3/ 3.0/ 3.1. Line200/100/50.
    AddInn Fähigkeit benötigt

Für die Produkte sageKHK Classic Line, HWP-WIN und PC Kaufmann sind ebenfalls Schnittstellen verfügbar.

Diese arbeiten auch unter ELOoffice.