Multi-Client-Strategie

• Windows-Client: Standard-Client für die Windows-Umgebung

• Java-Client: plattformunabhängiger Client für Windows, Linux, Mac OS

• Internet-Gateway: browserbasierter HTML-Zugang zum ELO-Archiv

• Microsoft Office-Client: Dokumenten-Management mit Microsoft Outlook, Microsoft Office Word und Microsoft Office Excel

• Explorer-Client: ELO-Zugriff aus dem Windows Explorer

• ELO Mobil für Notebook: mobiles Arbeiten und Synchronisation von Dokumenten (optional)

• Smartphone-Client: mobiles Arbeiten mit allen gängigen

• SmartphonesTablet-Client: Mobiles arbeiten mit Tablet-PC 

Dokumenten-Management

• Beliebige Ordnungsstrukturen frei definierbar

• Schnelles Blättern in den Dokumenten

• Aufbringen von Haftnotizen und Stempeln direkt auf Rastergrafiken

• Anzeige eines Dokumentes durch logische Kopien in verschiedenen Ordnern

• Zusammenhängende Dokumente mit einem Hyperlink verbinden

• Dublettencheck zur Vermeidung von mehrfach abgelegten Dokumenten

• Farbliche Kennzeichnung von unterschiedlichen Dokumenten und Ordnern

• Freie Definition von Indexmasken für Dokumente und Strukturelemente wie Ordner und Akten

• Check-In und Check-Out zur übersichtlichen Verwaltung unterschiedlicher Versionen eines Dokuments

• Dynamische Ordner für benutzerdefinierte Ansichten

• Freie Definition von eigenen Standardregistern

• Lernfähiger Ablageassistent

• Drag & Drop von E-Mails und Anhängen direkt aus Microsoft Outlook

• Automatische Verwaltung der Versionshistorie beim Ändern von Dokumenten

• Vergleichen unterschiedlicher Versionen eines Dokumentes

• Konvertierung von Dokumenten in Langzeitformate wie TIFF und PDF/A

• Ablageordner automatisch anlegen

• Mehrsprachigkeit von Indexmasken und Stichwortlisten

• Strukturierung nach unterschiedlichen Dokumentenarten

• Aufgabenverwaltung und Wiedervorlagetermine

• Gelöschte Dokumente wiederherstellen

• Unterschiedliche Dokumente und Ordner zur Vorgangsbearbeitung einfach im Klemmbrett bearbeiten

• Stichwortlisten-Filter

• Versionierung von Indexinformationen

Workflow-Funktionalitäten

• Eigener integrierter Workflowserver

• Formularbasierter Workflow inklusive Editor

• Ad-hoc Workflow spontaner Arbeitsabläufe

• Grafischer Designer zur Definition von Standard-Workflows

• Verwaltung unterschiedlicher Workflow-Vorlagen und Versionsstände

• Delegieren von Aufgaben innerhalb eines Standard-Workflows

• Visuelle Überwachung von Workflow-Abläufen

• Verwalten von laufenden und abgeschlossenen Workflows

• Transparente Protokollierung des gesamten Workflow-Prozesses

• Mehrstufiges Eskalationsmanagement bei Fristüberschreitungen

• Vertretungsregelung für den Krankheits- oder Urlaubsfall

• Anwender und gruppenbezogene Knoten

• Beliebige Verteil- und Sammelknoten

• Indexfeldergestützte Vergleichs- und Entscheiderknoten

• Überwachung der maximalen Verweildauer eines Workflowknotens

• Integrieren von Skript-Erweiterungen am Start und am Ende eines Workflowknotens

Integrierte Texterkennung (OCR)

• Automatische Vorverarbeitung für die schnelle Verschlagwortung von Dokumenten

• Texterkennung für Teilbereiche von Dokumenten

• Integration in die Volltextdatenbank

Automatische Erfassung von Massendaten – optional

• ELO DocXtractor zur intelligenten Klassifizierung und Indexierung von Scandokumenten und E-Mails

• ELO Business Logic Provider für prozessbezogene Beleggutarchivierung

• ELO COLD für den Import von Druckspool-Daten

• ELO XC für die serverbasierte E-Mail-Archivierung von E-Mail-Postfächern

• ELO Barcode für die automatisierte Weiterverarbeitung gescannter Dokumente

• Regelbasierte Automatisierung von Vorgängen mit den ELO Automation Services

Erweiterungsmöglichkeiten

• Clientbasierte Skripting-Umgebung zur Automatisierung und Programmerweiterung

• Umfangreiche Schnittstelle zur Einbindung der kompletten ELO-Funktionalität in andere Anwendungen

• Integrierte Testumgebung für neu erstellte Skripte

• Integration eventgesteuerter Skriptaufrufe über Symbole und Menübefehle

• Umfangreiche Rechtesteuerung für Skripte

• Direkte Programmiermöglichkeiten des Anwendungsservers über standardisierte Protokolle wie HTTP und SOAP

• Unterstützung der gängigen Plattformen SAP-Netweaver und Microsoft Office SharePoint-Server

Archiv

• Revisionssichere Archivierung von Daten über den vorgeschriebenen Lebenszyklus

• Sichere Ablage von Dokumenten mit Hashwert und Zertifi kat auf allen marktüblichen Speichermedien

• Zertifizierte Langzeitspeicherunterstützung aller gängigen Anbieter wie NetApp, IBM, EMC, HP, Hitachi sowie zusätzliche Langzeitspeicher wie WORM, UDO, DVD-Jukebox

• Parallele Verwaltung von mehreren Archiven und Ablagepfaden

• Ausführliche Report- und Auditfunktionen für alle Archivfunktionen

• Replikation von Archivinhalten bei geografi sch verteilten Standorten (ELOenterprise)

• Hochverfügbarkeit und Laststabilität

Dokumentenanzeige

• Anzeige aller gängigen Dokumentenformate im Originalformat

• Unterschiedliche Ansichten wie Zoom, Vollbild und Ausschnitt-Anzeige

• TIFF-Vorschau bei mehrseitigen Dokumenten

• DIA-Vorschau für grafische Dokumente, Bilder und PDF-Dateien

• Linealfunktion für bessere Lesbarkeit von Listen

Web-Content-Management (ELO WCM)

• Unterstützung mehrsprachiger Webseiten

• Content direkt in der Webseite erstellen, ändern, übersetzen

• Integration aller Dokumenten-Management-Funktionen wie Check-In, Check-Out, Versionierung, Workflow und revisionssichere Archivierung

• Integrierte Suche im ELO-Archiv

• Schnelle Installation

• Hohe Benutzerfreundlichkeit

Suchfunktionalität (ELO iSearch)

• Autovervollständigung

• Tippfehlerkorrektur [Meinten Sie…?]

• Synonymthesaurus

• Linguistische Suche

• SimFinder (optional)

• Semantische Suche (optional)

• OntologyNet (optional)

• Wissenslandkarten (optional)

• Übergreifende Suche über alle Dokumente

• Markieren von Suchtreffern im Dokument

• Erweiterte Suche mit logischen Operatoren

• Speichern von Standardsuchanfragen

• Weitere Suchfunktionalität zur Verfeinerung der Trefferlisten

• Volltextsuche nach Stichworten im gesamten Dokument

• Kombinierte Suche im Volltext und in den Indexinformationen

• Direktsuche über alle Indexfelder

• Fehlertolerante Suche

• Sortierung und Export der Trefferlisten

• Thesaurus-Nutzung für Mehrsprachigkeit und Fachbegriffe (optional)

Elektronische Signatur – optional

• Integrierte Einzelsignaturen für Workflow-Prozesse

• Stapelsignaturen für Massenbelege wie Rechnungen

• Automatische Signaturprüfung für eingehende Dokumente

• Automatische Signaturerneuerung bei Ablauf der Signaturgültigkeit

Scannen von Papierdokumenten

• Integrierte Scanfunktionalität

• Unterstützung aller marktüblichen Dokumenten- und Netzwerkscanner sowie Multifunktionsgeräte (MFP)

• Unterstützung von Standardschnittstellen (TWAIN)

• Einzel- und Mehrfachseiten scannen

• Drehen, Sortieren und Filtern der gescannten Seiten

• Direkte Verwaltung unterschiedlicher Scanprofile

• Automatische Trennseitenerkennung

• Bildoptimierung bei Schwarz-Weiß-Scans

• Automatisches Geraderücken der Seiten

• Automatisches Klammern und Entklammern der gescannten Seiten

Import und Export von Dokumenten

• Direkte Dokumentenablage aus Microsoft Office und Outlook

• Dokumentenübernahme aus dem Windows Explorer mittels Drag & Drop

• Automatischer Datenimport im XML-Format (optional)

• Direktes Drucken ins ELO-Archiv im TIFF oder PDF/A-Format

• Direktes Speichern aus allen Anwendungen über den Explorer-Client

• Automatische Synchronisation von Archivordnern mit Microsoft Outlook

• Standard-Import und Export-Funktion für ELO-Archive

• Importfilter für viele Fremd-Archivsysteme

Anwender- und Berechtigungssteuerung

• Vergabe von Berechtigungen für Indexfeld und Indexmaske, Dokumente, Ordner, Anwender und Gruppen

• Definition von Subadministratoren möglich

• Integration in alle gängigen Directory Infrastrukturen

• Single-Sign-On (SSO) für Anwender möglich

• Ausblendung von Strukturelementen, wenn Zugriffsberechtigung nicht vorliegt

• Sichere 128-bit Verschlüsselung für sensible Archivbereiche

• Umfangreiche Berichtsmöglichkeiten