MailConspector unterstützt Sie bei der automatischen Archivierung sämtlicher eMails. So können z.B. die eMails aller Mitarbeiter eines Unternehmens von einem beliebigen Mail- Server ausgelesen und im File-System oder dem eingesetzten DMS sicher archiviert werden.
MailConspector bietet Ihnen:
- die automatische Archivierung von eMails in frei definierbaren Zeitintervallen von beliebigen Mailservern
- die Verwaltung mehrerer eMail-Adressen
- die Verwaltung von mehreren POP3- und IMAP-Servern
- eine Speicherung der eMails in folgenden Standardformaten
- MIME
- XML (wahlweise mit Attachments)
- ASCII (Attachments separat) - eine umfangreiche individuelle Benutzerverwaltung
- eine problemlose Anbindung an ELO
- Anbindungsmöglichkeiten an andere DMS- und Archivsysteme
- Ablageregeln, Datenbankanbindung und weitere Funktionen in Verbindung mit e.TOOLS for ELO
- die individuelle Zuordnung von eMail-Daten zu einer Ablagemaske
- eine Script-Schnittstelle
Hinweise zur Rechtslage
"E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat.
Nach den GoBS (Abschnitt VIII. „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen") sind auch E-Mails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann. "
(Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung, Bundesfinanzministerium)
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