MailConspector unterstützt Sie bei der automatischen Archivierung sämtlicher eMails. So können z.B. die eMails aller Mitarbeiter eines Unternehmens von einem beliebigen Mail- Server ausgelesen und im File-System oder dem eingesetzten DMS sicher archiviert werden.
MailConspector bietet Ihnen:
- die automatische Archivierung von eMails in frei definierbaren Zeitintervallen von beliebigen Mailservern
- die Verwaltung mehrerer eMail-Adressen
- die Verwaltung von mehreren POP3- und IMAP-Servern
- eine Speicherung der eMails in folgenden Standardformaten
- MIME
- XML (wahlweise mit Attachments)
- ASCII (Attachments separat) - eine umfangreiche individuelle Benutzerverwaltung
- eine problemlose Anbindung an ELO
- Anbindungsmöglichkeiten an andere DMS- und Archivsysteme
- Ablageregeln, Datenbankanbindung und weitere Funktionen in Verbindung mit e.TOOLS for ELO
- die individuelle Zuordnung von eMail-Daten zu einer Ablagemaske
- eine Script-Schnittstelle
Mit Hilfe der Volltextoptionen der ECM Lösung können Sie nach sämtlichen Inhalten der eMail und den Anhängen recherchieren. Suchmöglichkeiten, die Ihnen ein Mailsystem nicht liefern kann.
MailConspector kann in Verbindung mit Ihrem Workflowsystem eingehende Mails automatisch einem Workflow zuweisen und den Workflow starten. So können Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen noch effektiver gestalten.
Einige Beispiele...
- Bewerbermanagement
- Eingangsrechnungen per eMail
- Beschwerdemanagement
- Service und Support
- Zentrale eMail-Adressen, wie z.B. "info@" Adressen
Mit der optionalen Lösung e.TOOLS for ELO ist die vorgangsbezogene Mailarchivierung möglich. So können z. B. eMails zu einem Auftrag oder Projekt automatisch in die Auftrags- bzw Projektmappe abgelegt werden. Gibt es keinen Bezug zum Auftrag, so werden die eMails zumindest automatisch in die Kundenakte abgelegt. Dies erfolgt z. B. in Verbindung mit Ihrem ERP-/CRM-System. Eine Ablage in Lieferanten-, Interessenten oder Personalakten ist genauso denkbar.
Durch die automatische Ablage und Zuordnung erhalten Sie einen schnellen und transparenten Zugriff auf sämtliche Informationen in Ihrem Unternehmen.
Hinweise zur Rechtslage
"E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat.
Nach den GoBS (Abschnitt VIII. „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen") sind auch E-Mails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann. "
(Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung, Bundesfinanzministerium)
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